Je telefoonmenu is vaak het eerste wat een klant hoort. Het zet direct de toon en brengt bellers snel bij de juiste afdeling. In deze korte gids laat ik je zien wat je nodig hebt, hoe je duidelijke telefoonteksten schrijft, en hoe je het snel live zet. Je kunt de voorbeeldzinnen hieronder zo kopiëren en plakken. Simpel en effectief. Zo zorg je dat je teksten helemaal perfect zijn voordat je het telefoonmenu laat inspreken.

Wat heb je nodig

Breng eerst de keuzes in kaart, zoals support, verkoop, facturen, spoed, en eventueel een taalkeuze. Maak daarna een bestandenlijst met alles wat je nodig hebt, welkom, hoofdmenu, korte bevestigingen, een korte wachtrijboodschap, en een antwoordapparaattekst voor binnen werktijd en eentje voor buiten werktijd. Geef de bestanden duidelijke namen zodat je ze makkelijk terugvindt en in de juiste volgorde kunt plaatsen, bijvoorbeeld 01_welkom.wav, 02_hoofdmenu.wav, 03_bevestiging.wav, 10_wachtrij.wav, 20_voicemail_dag.wav, 21_voicemail_nacht.wav.

Zo schrijf je korte telefoonteksten

Schrijf je telefoonteksten alsof je iemand aan de balie helpt. Gebruik korte zinnen en vraag steeds één ding tegelijk, zo blijft het menu rustig en begrijpelijk. Zet de meest gekozen opties vooraan, zodat de meeste bellers in één keer goed zitten. Kies gewone woorden die iedereen snapt en vermijd intern jargon, dat voorkomt twijfel en herhaling. Richt het hoofdmenu zo in dat iemand binnen 20 tot 30 seconden een keuze kan maken, langer voelt al snel als wachten. Geef altijd een directe mogelijkheid om een medewerker te spreken, voor vragen die buiten de keuzes vallen. Sluit vriendelijk af en laat een korte pauze tussen de opties, zo krijgt de beller de tijd om mee te luisteren en te kiezen. Zo blijft je telefoonmenu natuurlijk, duidelijk en snel.

Mini templates die je kunt kopiëren

  • Welkom

    “Welkom bij [Bedrijfsnaam].”

  • Hoofdmenu

    “Kies 1 voor support, 2 voor verkoop, 3 voor facturen, of blijf aan de lijn voor een medewerker.”

  • Bevestiging na keuze

    “U heeft gekozen voor [afdeling], een moment alstublieft.”

  • Korte wachtrijboodschap

    “Het is drukker dan normaal. Kijk op [website] voor snelle antwoorden, of blijf aan de lijn.”

  • Antwoordapparaat tijdens werktijd

    “Alle lijnen zijn in gesprek. Spreek uw naam en telefoonnummer in, wij bellen u terug.”

  • Antwoordapparaat buiten werktijd

    “Wij zijn bereikbaar van [tijden]. Laat een bericht achter, of mail naar [adres].”

  • Gesloten vanwege de feestdagen

    “Op feestdagen zijn wij gesloten. Buiten feestdagen zijn elke werkdag van 9 tot 5 bereikbaar..”

Live zetten en snel testen

Zet je telefoonmenu live door de bestanden op de juiste plek in je telefooncentrale te plaatsen en alle routes te koppelen. Bel daarna zelf bijvoorbeeld via je smartphone en controleer volume, verstaanbaarheid en of elke keuze ook echt bij de juiste afdeling uitkomt. Test ook of eventuele muziek niet te hard staat. Laat vervolgens twee collega’s en één klant proefbellen en vraag om korte, concrete feedback, zoals of de volgorde logisch is, of de uitspraak van namen klopt en of de wachtrijboodschap prettig klinkt. Controleer meteen wat er gebeurt tijdens piekuren, bij bezette lijnen en buiten werktijd, inclusief het antwoordapparaat. Noteer alle verbeterpunten, pas ze direct aan en bel opnieuw om te checken of het beter is. Herhaal dit kort totdat alles soepel en duidelijk klinkt en niemand hoeft te zoeken. Sla tot slot de definitieve bestanden en instellingen op in een eenvoudig overzicht, zodat je later snel kunt bijwerken.

Mini checklist

  • Maximaal vier of vijf keuzes in het hoofdmenu.

  • Altijd een medewerker optie.

  • Taalkeuze als je verwacht dat mensen gaan bellen die geen Nederlands spreken.

  • Elk kwartaal even nalopen, kloppen tijden, namen en routes nog.